מהאפס המוחלט: שנת לימודים חדשה וחוג חדש

פתיחת שנת הלימודים

בתפריט העליון: קבוצות ומערכת › שנת לימודים ולוח חופשות. בטבלת שנות לימודים לוחצים ➕ הוספה וממלאים:

• שנה — התווית שתופיע בכל המסכים, למשל תשפ"ז
• תאריך התחלה — 01/09/2026
• תאריך סיום — 30/06/2027
• פעילה — לסמן ✔ כשרוצים שזו תהיה השנה שאליה משתייכות קבוצות חדשות כברירת מחדל

בניית לוח השנה — השלב שאסור לדלג עליו

בשורת השנה החדשה לוחצים לוח השנה, ואז על הכפתור 🗓 בניית לוח השנה. המערכת יוצרת רשומה לכל יום בשנה (כ-303 ימים) ומסמנת אוטומטית את כל השבתות כימים ללא לימודים.

אחרי הלחיצה יופיעו ארבעה מונים: ימים בשנה, ימי לימוד, ימי חופשה וימים שטרם נבנו. כשהאחרון מציג 0 — לוח השנה מוכן.

סימון החגים והחופשות

באותו מסך, בטבלת חופשות וימים ללא לימודים, לוחצים + הוספת חופשה וממלאים שם, תאריך התחלה ותאריך סיום. חוזרים על כך לכל חופשה: ראש השנה, יום כיפור, סוכות, חנוכה, פורים, חופשת פסח, יום הזיכרון ויום העצמאות, שבועות — ובנוסף ימי חופש מקומיים של בית הספר.

החגים אינם מוגדרים מראש במערכת בכוונה: התאריכים משתנים משנה לשנה, וכל בית ספר מוסיף ימי חופש משלו. עדיף רשימה שאתן ממלאות מאשר ניחוש שיבטל שיעורים אמיתיים.

עיר

בתפריט: גופים רשמיים. בטבלה הראשונה, ערים, לוחצים ➕ הוספה וממלאים את שם העיר. אפשר גם לקבוע כאן פורמט דוח ואחוז עמלה עירוני.

גוף רישום

באותו מסך, בטבלת גופי רישום › ➕ הוספה: בוחרים את העיר, נותנים שם לגוף וקובעים את סוג הגוף — עירייה, מתנ"ס או מפעיל אחר. כאן גם איש הקשר, הטלפון ואחוז העמלה הספציפי של הגוף.

בית ספר

בטבלת בתי ספר › ➕ הוספה: בוחרים עיר וגוף רישום, ממלאים שם וכתובת, ומוסיפים את שם וטלפון רכז/ת בית הספר. שדה חדר ברירת מחדל יחסוך מילוי חוזר בכל קבוצה.

אם העירייה כבר שלחה קובץ רישום, אפשר במקום זה להשתמש ב ייבוא קובץ רישום באותו מסך — הייבוא יוצר ערים, בתי ספר ותלמידים אוטומטית. ההוספה הידנית נועדה בדיוק למקרה ההפוך: גוף חדש שטרם שלח קובץ.

מורה

בתפריט: מורות › ➕ הוספה. ממלאים שם פרטי ומשפחה, טלפון ואימייל, ובנוסף:

• סוג העסקה — שכיר/ה או עצמאי/ת
• אופן קבלת הקובץ היומי — וואטסאפ / אימייל / הדפסה
• תעריף שעתי ואחוז עלות מעביד — בלעדיהם חישוב הרווחיות של הקבוצה יראה 0

פירוט מלא על מורה חדשה — בפרק הוספת מורה.

מתן גישה למורה (משתמש)

רשומת המורה משלב 7 היא הרשומה המקצועית שלה. כדי שהיא תוכל להיכנס לאפליקציה צריך גם משתמש: המורה נכנסת פעם אחת עם חשבון Google שלה, נוצרת במערכת בסטטוס ממתין לאישור, ואז במסך הגדרות ומשתמשים › משתמשים והרשאות מאשרים אותה, קובעים תפקיד מורה ומקשרים אותה לרשומת המורה.

מסלול למידה ומערכי שיעור — לפני הקבוצה

בתפריט: פדגוגיה וציוד › מרכז פדגוגיה וציוד. המסך בנוי מארבע לשוניות (טאבים) בראשו — טבלת ציוד · טבלת פעילויות · טבלת מערכי שיעור · טבלת מסלולי למידה — והוא נפתח על הראשונה. לפתיחת חוג חדש צריך את שתי האחרונות, בסדר הזה:

1. לוחצים על הלשונית טבלת מסלולי למידה ובה על ➕ מסלול לימוד. נותנים למסלול שם (למשל "מסלול א' — מתחילים"), ואם רוצים גם תיאור, שכבות מתאימות ורמה. כדאי לסמן ✔ בתיבת פעיל — תיבות סימון בטופס חדש נשמרות ריקות כברירת מחדל, והמסלול ייראה בטבלה כ"לא פעיל".
2. עוברים ללשונית טבלת מערכי שיעור ולוחצים ➕ מערך שיעור. בוחרים את המסלול שיצרתן, סדר (1 למערך הראשון, 2 לשני וכן הלאה), שם המערך ואם רלוונטי טווח עמודים. חוזרים על כך לכל מערך במסלול.

פעילויות וציוד (שתי הטבלאות הראשונות) הן העשרה של מערכי השיעור ואינן חוסמות את פתיחת הקבוצה — אפשר להוסיף אותן בהמשך, כשהחוג כבר רץ.

יצירת הקבוצה

בתפריט: קבוצות ומערכת › טבלת קבוצות › ➕ הוספה. השדות החשובים:

• שם הקבוצה — השם הפנימי שלכן
• בית ספר — זה שנוצר בשלב 6
• שנת לימודים — לבחור במפורש את תשפ"ז; זה מה שקושר את הקבוצה ללוח השנה שבניתן
• מורה, יום בשבוע, שעת התחלה, משך בדקות
• קיבולת, שכבות יעד ורמה
• מסלול לימוד — המסלול שיצרתן בשלב 9. אפשר גם להשאיר ריק ולשייך מסלול מאוחר יותר, אבל אם בוחרים מסלול הוא חייב להכיל לפחות מערך שיעור אחד, אחרת השמירה תיעצר עם ההודעה "למסלול שנבחר אין מערכי שיעור".

הטבלה מציגה עמוד אחד בכל פעם, והקבוצה החדשה נוספת בסוף — אם היא לא מופיעה מיד, חפשו אותה לפי שם בשורת החיפוש שמעל הטבלה.

אם כבר קיימת קבוצה דומה, אפשר במקום זה להיכנס לכרטיס שלה וללחוץ שכפול קבוצה — זה מעתיק בית ספר, מורה, שעות, רמה ומסלול, ואז רק משנים מה שצריך. שימו לב: קבוצה משוכפלת עדיין זקוקה לשלב 10.

קביעת מערכת השעות — וכאן נולדים המפגשים

נכנסים לכרטיס הקבוצה (לחיצה על שם הקבוצה בטבלה) ולוחצים שינוי מערכת שעות. ממלאים:

• תאריך תחולה — 01/09/2026, כלומר תחילת השנה
• יום, שעה, משך, חדר ומורה

ברגע השמירה המערכת מייצרת את כל מפגשי השנה של הקבוצה — כל התאריכים שנופלים על היום שנבחר, בתוך תחומי השנה, ללא שבתות וללא החופשות שסימנתן. הודעה תציין כמה מפגשים נוצרו — לשנה מלאה זה בדרך כלל כ-35 עד 42 מפגשים, תלוי ביום בשבוע ובכמות החופשות.

תלמידים

שתי דרכים, שתיהן אמיתיות:

• הדרך הרגילה — ההורה ממלא/ת את טופס הרישום הציבורי, הבקשה נוחתת ב תור קליטה והתאמות, ושם מאשרים אותה. ראו פרק קליטה ורישום.
• הוספה ידנית — תלמידים › טבלת תלמידים › ➕ הוספה.

לצירוף לקבוצה: בטבלת התלמידים מסמנים את התלמידים בתיבות הסימון — סרגל פעולות נפתח בתחתית המסך — ולוחצים צירוף לקבוצה. נפתח חלון צד שכותרתו העברה לקבוצה (אותו חלון משמש לשתי הפעולות): בוחרים את הקבוצה בשדה קבוצה חדשה, קובעים תאריך תחולה ולוחצים שמירה.

גם טבלת התלמידים מציגה עמוד אחד בכל פעם — אם התלמיד/ה החדש/ה לא מופיע/ה, חפשו לפי שם בשורת החיפוש שמעל הטבלה.