קליטה ורישום

טופס הרישום הציבורי

טופס ללא התחברות שהורה ממלא בעצמו: שם, פרטי קשר ושדות נוספים לפי הצורך. אפשר לשלוח קישור כללי או קישור ממוקד לבית ספר/גוף רישום/קבוצה מסוימים — הטופס אז מציג את השיוך (למשל "בית ספר: …"). בסיום, ההורה מקבל אישור "הבקשה התקבלה ותועבר לטיפול הרכזת" — הוא לא רואה שום דבר מעבר לזה (אין לו גישה לפאנל הניהול).

ייבוא קובץ מגוף רישום

במקביל, כשמעלים קובץ Excel/CSV מעירייה או ממתנ"ס במסך גופים רשמיים, המערכת משווה את הרשומות בקובץ מול מה שכבר קיים, ומציגה בטבלת "חריגים והתאמות נדרשות" כל מקרה שדורש החלטה אנושית — למשל תלמיד/ה שנרשמ/ה בעירייה אך עדיין לא נקלט/ה במערכת, או תלמיד/ה שהעירייה מסמנת כמי שכבר לא רשומ/ה.

תור קליטה והתאמות — קבלת ההחלטה

כל בקשה — מהטופס הציבורי או מהייבוא — מגיעה לאותו מסך: תור קליטה והתאמות. שלושה מונים למעלה: "חדשות", "התאמה לא ודאית" ו"ממתינות להשלמה". לכל בקשה מוצג מנוע הזיהוי: אם נמצא/ת תלמיד/ה קיימ/ת עם סבירות התאמה (למשל אותו טלפון הורה), הוא/היא מוצג/ת כ"מועמד/ת להתאמה" עם טבלת הבדלים בין הבקשה לרשומה הקיימת.

ההחלטה תמיד אחת מארבע: מיזוג לתלמיד קיים (רק כשיש מועמד/ת), יצירת תלמיד חדש, דרוש השלמה (חסר מידע), או דחייה. פרטי הצעד הזה בהרחבה נמצאים בהוספת תלמיד/ה.

רשימת המתנה

כשקבוצה מלאה, תלמיד/ה שמתאימ/ה לה (רמה, בית ספר, ימים מועדפים) עלול/ה להיכנס לרשימת המתנה במקום לקבוצה ישירות. המסך מציג לכל תלמיד/ה בהמתנה כמה "קבוצות מתאימות" נמצאו, וכפתור שיבוץ פותח רשימת קבוצות עם סיבת ההתאמה ומספר המקומות הפנויים בכל אחת — לחיצה על שבץ ליד קבוצה משבצת את התלמיד/ה אליה מיידית (למשל כשמתפנה מקום).